כדי לתכנן נכון את ההזמנה, לא מספיק לדעת רק כמה אורחים צפויים להגיע. חשוב להבין גם כמה זמן האירוע נמשך, באיזה שעות הוא מתקיים ואיך האורחים צפויים לאכול במהלכו.
אחת השאלות הראשונות שעולות לפני הזמנת מגשי אירוח היא כמה באמת צריך להזמין. מצד אחד, אף אחד לא רוצה שהאוכל ייגמר באמצע האירוע. מצד שני, אין סיבה להזמין יותר מדי ולסיים עם כמויות גדולות שנשארות ללא שימוש.
כדי לתכנן נכון את ההזמנה, לא מספיק לדעת רק כמה אורחים צפויים להגיע. חשוב להבין גם כמה זמן האירוע נמשך, באיזה שעות הוא מתקיים ואיך האורחים צפויים לאכול במהלכו. יש הבדל גדול בין הרמת כוסית קצרה במשרד לבין יום עיון של כמה שעות, גם אם מספר המשתתפים זהה.
כאשר מתאימים את כמות המגשים למשך האירוע ולאופי שלו, אפשר לבנות שולחן שנראה טוב, נשאר מלא במידה הנכונה ומרגיש מדויק לאורך כל האירוע.
לפני שבוחרים מגשים וכמויות, כדאי להבין מה אתם רוצים שהאוכל יעשה עבורכם.
האם מדובר בכיבוד קל ליד הקפה? האם האורחים מגיעים בשעות שבהן הם מצפים לארוחה? האם מדובר בהפסקה קצרה בין הרצאות? או שאולי מגשי האירוח הם חלק מרכזי מהאירוע?
אותו מספר אורחים יכול לדרוש הזמנה שונה לחלוטין בכל אחד מהמקרים האלה. באירוע קצר אפשר להסתפק בכיבוד ממוקד ונגיש. באירוע ארוך יותר חשוב להציע מגוון רחב יותר ולתת לאורחים אפשרות לחזור לשולחן גם בהמשך.
באירוע שנמשך 20-25 דקות, כמו אירוע התכנסות קצר, בדרך כלל אין צורך להזמין שולחן גדול ועמוס מדי. האורחים מגיעים, משוחחים, לוקחים משהו קטן וממשיכים הלאה.
במקרים כאלה כדאי להתמקד במנות שקל לקחת ולאכול בנוחות ובעמידה ולא לגוון את התפריט יתר על המידה.
המטרה היא ליצור שולחן שנראה עשיר ומזמין, אבל לא מוגזם. כשיש יותר מדי סוגים של מגשים באירוע קצר, חלק גדול מהאוכל עלול להישאר כמעט ללא מגע.
כאשר האירוע נמשך עד שעה, האורחים בדרך כלל חוזרים לשולחן פעם נוספת. חלקם לוקחים משהו קטן בתחילת האירוע ואחרים ניגשים לאכול רק לאחר זמן מה.
במצב כזה כדאי לבנות תפריט מגוון יותר. אפשר לשלב בין כריכונים, מאפים מלוחים, ירקות, גבינות, מנות ביס וקינוחים אישיים.
לא צריך להזמין הרבה מכל סוג. עדיף ליצור איזון נכון בין כמה קטגוריות שונות. כך השולחן נשאר נעים לעין, והאורחים יכולים לבחור בין משהו קליל, משהו משביע או משהו מתוק.
כאשר האירוע נמשך שלוש שעות או יותר, לא מספיק לחשוב רק על איך השולחן ייראה בהתחלה. חשוב לתכנן גם את ההמשך.
בימי עיון, כנסים, הדרכות וישיבות ארוכות, האורחים צפויים לגשת לאוכל כמה פעמים. לכן כדאי לבחור מגוון רחב יותר ולשקול להוציא חלק מהמגשים בהדרגה.
במקום להניח הכול על השולחן בבת אחת, אפשר להתחיל עם חלק מהכיבוד ולהוסיף מגשים נוספים בהמשך. כך האוכל נשאר רענן, השולחן נשאר מסודר והאורחים מרגישים שיש משהו חדש גם בהפסקה הבאה.
הרמת כוסית היא בדרך כלל אירוע קצר יחסית. העובדים עומדים, מדברים, מרימים כוסית ולוקחים משהו קטן לאכול.
במקרה כזה עדיף להתמקד במנות שקל לאכול ביד אחת, בלי צורך בסכין ומזלג או מקום ישיבה. כריכונים, חטיפים קטנים כמו חטיפי פילו מלוח, ירקות בכוסיות אישיות וקינוחים חגיגיים מתאימים במיוחד.
כדאי ליצור שילוב שנותן תחושה חגיגית, אבל לא להפוך את השולחן לכבד מדי. באירוע כזה האיכות, הנראות והנוחות חשובות יותר מכמות גדולה של מגשים.
בישיבת בוקר קצרה אפשר להסתפק בכיבוד קל יחסית. קפה, כריכונים, מאפים קטנים, ירקות ופירות יכולים לתת מענה מצוין.
אבל אם הישיבה נמשכת כמה שעות או מתקרבת לשעות הצהריים, כדאי להוסיף גם מנות משביעות יותר. חלק מהאורחים מגיעים בלי לאכול ארוחת בוקר, וככל שהאירוע מתארך, כך עולה הציפייה לכיבוד משמעותי יותר.
במקרה כזה אפשר לשלב גם קישים, מאפים מלוחים נוספים או מנות אישיות. לא צריך לבנות ארוחה כבדה, אבל כן חשוב לוודא שהאורחים לא נשארים רעבים.
יום עיון דורש תכנון שונה מאירוע קצר. האורחים נמצאים במקום במשך כמה שעות, ולעיתים יש כמה הפסקות לאורך היום.
במקום להזמין שולחן אחד גדול ולהוציא את הכול בתחילת האירוע, כדאי לחשוב על הכיבוד בכמה שלבים. אפשר להתחיל עם קפה ומאפים, ובהמשך להוסיף מגשים מלוחים, ירקות, פירות וקינוחים.
כך כל הפסקה מרגישה נעימה ומסודרת יותר, והאוכל נשאר מזמין גם לאחר כמה שעות.
השעה שבה מתקיים האירוע משפיעה מאוד על הכמות שכדאי להזמין.
אם האירוע מתקיים סביב שעות הצהריים, חשוב להבין אם מגשי האירוח הם רק תוספת או שהם אמורים להחליף ארוחה. אם האורחים מגיעים רעבים ומצפים לאכול, לא כדאי להסתפק רק בירקות, פירות וקינוחים.
במקרה כזה מומלץ לשלב גם כריכונים מגוונים, קישים, סלטים, ומנות נוספות שנותנות תחושת שובע.
לעומת זאת, אם האירוע מתקיים בשעות אחר הצהריים לאחר ארוחת הצהריים, אפשר לבחור תפריט קליל יותר.
אירוע ערב מאפשר לבנות שולחן מגוון וחגיגי, אבל גם כאן כדאי להתאים את הכמות לאורך האירוע.
באירוע קצר אפשר לבחור שילוב של גבינות, ירקות, פירות, מאפים, מנות ביס וקינוחים. אם האורחים נשארים במשך כמה שעות, כדאי להוסיף גם מנות משביעות יותר ולהציע מגוון רחב יותר.
חשוב לבחור פריטים שנשארים יפים ונוחים להגשה גם לאחר זמן. שולחן מוצלח צריך להיראות טוב לא רק ברגע שבו האורחים נכנסים, אלא גם בהמשך הערב.
משך האירוע הוא שיקול חשוב, אבל הוא לא היחיד.
אירוע שבו האורחים יושבים סביב שולחנות דורש תכנון שונה מאירוע שבו כולם עומדים ומסתובבים. אם האורחים עומדים, כדאי להעדיף מנות ביס שקל לקחת ולאכול ביד. אם מדובר בישיבה מסודרת, אפשר לשלב גם סלטים גדולים, מגשי גבינות עשירים, ירקות אנטיפסטי, מגשי פירות ועוד.
גם מבנה המקום משפיע. אם האירוע מתקיים בחלל גדול או בכמה חדרים, לפעמים עדיף לפצל את הכיבוד בין כמה נקודות הגשה. כך מונעים עומס סביב שולחן אחד ומאפשרים לאורחים לגשת לאוכל בנוחות.
אחת הטעויות הנפוצות היא לחשוב שככל שמזמינים יותר סוגים, כך השולחן נראה טוב יותר.
בפועל, יותר מדי סוגים עלולים ליצור עומס מיותר. עדיף לבחור כמה קטגוריות ברורות ולבנות ביניהן איזון נכון: מנות מלוחות, ירקות או פירות, פריטים משביעים יותר וקינוחים.
אם יש בקהל אורחים עם העדפות תזונתיות שונות, כדאי לחשוב מראש גם על מנות טבעוניות או על אפשרויות שמתאימות למי שנמנעים מגלוטן. לפעמים כמה בחירות מדויקות נותנות מענה מצוין בלי לסבך את ההזמנה.
המטרה היא לא למלא את השולחן בכל מחיר. המטרה היא להזמין נכון.
כאשר מתאימים את כמות מגשי האירוח למשך האירוע, לשעה שבה הוא מתקיים ולדרך שבה האורחים יאכלו, אפשר להימנע משתי טעויות נפוצות: שולחן שנגמר מהר מדי או הזמנה גדולה מדי שנשארת כמעט ללא שימוש.
לפני שמזמינים, כדאי לעצור לרגע ולחשוב איך האירוע באמת ייראה, כמה זמן האורחים יהיו במקום, האם הם צפויים להגיע רעבים, האם הם יעמדו או יישבו, והאם הכיבוד הוא רק כדי לכבד במשהו את האורחים או חלק מרכזי מהמפגש.
כמות מגשי האירוח אינה נקבעת רק לפי מספר האורחים. גם משך האירוע, השעה שבה הוא מתקיים ואופי המפגש משפיעים על ההזמנה.
אירוע קצר דורש שולחן ממוקד ונגיש. אירוע ארוך צריך מגוון רחב יותר ותכנון שמתייחס גם להמשך. יום עיון, הרמת כוסית, ישיבת בוקר ואירוע משפחתי הם אירועים שונים, ולכן גם הכיבוד שמתאים להם אינו זהה.
בקאנאפס אנחנו ממליצים להתאים את ההזמנה לאירוע עצמו ולא לעבוד לפי תבנית קבועה. כך אפשר לבנות שולחן שנראה טוב, נשאר מזמין לאורך זמן ומאפשר לכם ליהנות מהאירוח בלי להתעסק כל הזמן באוכל.
