הרמת כוסית לראש השנה נופלת תמיד על השבוע הכי דחוס בשנה. חלק מהצוות סוגר משימות לפני החופש, חלק כבר יצא, ומי שאחראי על האירוע מגלה ביום שלישי שצריך כיבוד ליום חמישי בבוקר. אפשר לארגן את זה יפה גם בלוח זמנים כזה, בתנאי שסוגרים מוקדם שלושה דברים בלבד: שעה, כמות ומה עומד על השולחן.
אנחנו בקאנאפס מרכיבים הרמות כוסית לחברות כבר שנים, ורואים כל ספטמבר את אותן שאלות חוזרות. ריכזנו כאן את מה שבאמת משנה, כדי שהאירוע יצא חגיגי ולא ילחיץ אף אחד.
השעה קובעת יותר מהתפריט. בין עשר לאחת עשרה וחצי בבוקר הרוב עדיין במשרד, עוד לא יצאו לפגישות, והאווירה נינוחה. משעה שלוש אחר הצהריים ואילך אנשים כבר מתחילים לזוז לכיוון הבית, במיוחד בשבוע שלפני החג.
כשראש השנה נופל בסוף השבוע, יום רביעי או חמישי שלפניו הם החלון המעשי היחיד. כדאי לקבוע את התאריך מוקדם ולפרסם אותו בצוות, כי בשבוע הזה כל יום שמתפנה מתמלא מיד במשהו אחר.
להרמת כוסית עומדת של כשעה, בלי ארוחה לצידה, ארבעה עד שישה פריטים לאדם נותנים תחושה נדיבה בלי להשאיר עודף גדול. אם האירוע נמשך יותר משעה וחצי, או אם הוא מחליף ארוחת צהריים בפועל, עולים מעל זה ומוסיפים משהו מבסס.
הטעות הנפוצה יותר היא לא בכמות לאדם אלא במספר האנשים. אל תזמינו לפי מצבת העובדים, תזמינו לפי מי שבאמת יהיה במשרד באותו יום. שאלו את ראשי הצוותים כמה אנשים אצלם עדיין בעבודה בתאריך הזה, וקחו מרווח קטן למעלה. בשבוע שלפני החג הפער בין השניים יכול להגיע לשליש.
סמלי החג עושים את העבודה בלי מאמץ. מגש פלחי תפוחי עץ בדבש על השולחן מסמן מיד במה מדובר, ורימונים ופירות העונה מוסיפים לו צבע. סביבם כדאי לבנות שולחן רגיל וטוב.
איזון בין מלוח למתוק הוא מה שמחזיק את השולחן לאורך האירוע. מיני פשטידות, קישים, כריכונים ולחמניות ביס מצד אחד, ולצידם פלטת גבינות ומגש מתוקים. אם התקציב מוגבל, עדיף לוותר על סוג נוסף של מלוח ולהשאיר את המתוקים, כי הם מה שאנשים לוקחים בסוף בדרך חזרה לשולחן.
ולעניין השתייה: כשמרימים כוסית בפועל, צריך לוודא שיש מספיק כוסות במקום אחד גלוי. אירוע שלם נתקע כשהיין נמצא במטבחון והכוסות בחדר ישיבות אחר.
חברות עם שתי קומות או שני משרדים נוטות לרכז את הכיבוד במקום אחד ולקוות שכולם יעלו. בפועל מי שיושב בקומה השנייה יעבור פעם אחת, יראה תור, ויחזור לשולחן.
עדיף לפצל למגשים נפרדים לכל קומה, גם אם זה אומר מגשים קטנים יותר. ההוצאה כמעט זהה, וכל אחד מגיע לכיבוד בלי לתכנן את זה. באתרים מרוחקים כדאי לקבוע שעה זהה לשניהם, כדי שהברכה של המנכ״ל תישמע בזום באותו רגע בשני המקומות.
בכל צוות יש היום מי שנמנע מגלוטן, מי שאוכל טבעוני ומי ששומר על תזונה מסוימת. פיזור של שניים שלושה פריטים מתאימים בתוך המגש הכללי לא פותר את זה, כי הם לא נראים שונה משום דבר אחר ומי שהם נועדו לו פשוט לא מזהה אותם.
הפתרון הפשוט הוא מגש נפרד ומסומן. מגש ללא גלוטן או מגש טבעוני שעומדים בפני עצמם נראים כמו חלק מהשולחן ולא כמו פתרון בדיעבד, ואפשר לכוון אליהם אנשים בלי להסביר.
ארבע שאלות חוסכות את רוב התקלות ביום עצמו. באיזה חלון שעות המשלוח מגיע, מי מקבל אותו ואיפה, האם המגשים מגיעים מוכנים להגשה, והאם צריך כלים חד פעמיים או שיש במשרד.
מגשי האירוח שלנו מגיעים חתוכים, מסודרים לפי סוג ומכוסים, כך שאפשר להניח אותם על השולחן, להסיר את הכיסוי ולסיים. בשבוע החגים זה משנה יותר מתמיד, כי מי שמקבל את המשלוח בדרך כלל עסוק במשהו אחר לגמרי.
שווה גם לוודא מראש את נושא הכשרות מול המשרד. הכשרות שלנו היא בד״ץ בית יוסף, ובחברות שבהן זה תנאי לאירוע עדיף לברר את זה בשיחה הראשונה ולא יום לפני.
בשיחה קצרה אנחנו שואלים כמה אנשים צפויים להגיע, באיזו שעה, כמה זמן האירוע נמשך, האם יש מגבלות תזונה והאם מדובר בקומה אחת או בכמה. מהתשובות האלה קל להגיע להרכב מדויק במקום להציע גודל סטנדרטי ולקוות שיתאים.
אנחנו עובדים עם חברות ואירועים עסקיים לאורך כל השנה, מכיבוד לישיבה שבועית ועד הרמות כוסית לכמה מאות אנשים, והחגים הם התקופה שבה כדאי להקדים ולסגור. ככל שמתקרבים לערב החג, החלונות הפנויים למשלוח מתמלאים.
ספרו לנו כמה אתם, באיזה יום ובאיזו שעה, ונרכיב הרמת כוסית לראש השנה שמתאימה למשרד שלכם ולתקציב. אפשר להשאיר פרטים באתר או להתקשר אלינו ישירות.
