אחת השאלות הראשונות שנשאלות בכל שיחת אירוח היא כמה זה עולה, ואחת התשובות הכי פחות שימושיות היא מספר בודד. אירוח לעשרים אנשים בפגישת בוקר ואירוח לעשרים אנשים בערב חברה יכולים להיות רחוקים זה מזה פי שלושה, וזה עדיין אותו מספר אורחים.
מה שכן אפשר לעשות הוא להבין מה מזיז את המספר. אנחנו בקאנאפס עוברים על זה בכל שיחת ייעוץ, וברוב המקרים מתברר שהתקציב לא נקבע לפי המחיר לאדם אלא לפי כמה החלטות שנעשות עוד לפני שמסתכלים על תפריט.
שלושה דברים. הראשון הוא חומרי הגלם, וכאן הפער הגדול ביותר: גבינות בוטיק, דגים ואגוזים עולים אחרת מגבינות בסיסיות, ירקות ומאפים. השני הוא העבודה, כלומר כמה זמן לוקח להכין את הפריט ולסדר אותו.
השלישי הוא הכמות בפועל, וזה החלק שהכי קשה לראות מבחוץ. שני מגשים באותו מחיר יכולים להכיל כמויות שונות לגמרי, ולכן השאלה "לכמה אנשים המגש מיועד" תמיד עדיפה על השאלה "כמה המגש עולה".
כי כשמגש קטן מדי, מזמינים עוד אחד. שני מגשים חסכוניים עולים בסך הכול יותר ממגש אחד שמתאים, ומגיעים בשתי אריזות שמישהו צריך לסדר.
הכיוון ההפוך עולה כסף בדיוק באותה מידה. מגש גדול מדי לאירוע קצר נשאר חצי מלא, וזה כסף שכבר שולם. בשני המקרים הבעיה איננה המחיר לפריט אלא ההתאמה בין הכמות לאירוע.
מתחילים משלוש שאלות פשוטות. כמה אנשים, כמה זמן האירוע נמשך, והאם האירוח הוא הארוחה או מלווה משהו אחר.
התשובה השלישית היא זו שמכפילה או מחצה את התקציב. אירוח שמלווה מצגת או טקס נועד להיות נעים, ולכן אפשר לצמצם ולהשקיע באיכות. אירוח שהוא הארוחה עצמה, כשהאנשים מגיעים ישר מהעבודה, דורש כמות אחרת לגמרי.
כדאי להשקיע במה שנראה ובמה שנטעם ראשון: הפריטים שנמצאים בחזית המגש, המגוון, והאיכות של שניים או שלושה פריטים מרכזיים. אלה מה שקובעים את הרושם.
אפשר לחסוך בהיקף. במקום שמונה סוגים בכמות גדולה, חמישה סוגים בכמות מדודה נראים עשירים לא פחות ועולים פחות. אנשים טועמים מכמה דברים ולא ממלאים צלחת, ולכן מגוון בינוני עובד טוב יותר מכמות גדולה של מעט סוגים.
שלושה דברים תפעוליים. שעת המשלוח, כי שעות עומס נסגרות מוקדם. פיזור לכמה כתובות, שהוא בפועל כמה משלוחים ולא אחד. והתראה קצרה, שמצמצמת את מרחב התכנון.
לכן ההחלטה שהכי חוסכת כסף היא בדרך כלל להזמין מוקדם. לא בגלל הנחה, אלא בגלל שיש יותר אפשרויות לבחור מהן, וכי אפשר להתאים את ההרכב לתקציב במקום לקחת את מה שזמין.
מחיר לאדם הוא מספר נוח להשוואה אבל הוא מטעה, כי הוא לא אומר כמה פריטים כל אדם מקבל ובאיזה גודל. שני ספקים יכולים לתת אותו מחיר לאדם עם כמות שונה לגמרי.
הדרך המדויקת יותר היא לשאול כמה פריטים בסך הכול מגיעים, ובאיזה גודל. משם קל להשוות באמת, וגם קל לראות אם הכמות מתאימה לאורך האירוע ולשעה שבה הוא מתקיים.
לכמה אנשים המגש מיועד בפועל. האם הוא מגיע מוכן להגשה או דורש סידור וכלים. ומה קורה אם מספר האורחים משתנה יומיים לפני.
שלוש התשובות האלה מגלות על העסקה יותר מכל טבלת מחירים, והן גם אלה שיקבעו איך האירוח ייראה כשהאורחים כבר בחדר. מי שרוצה להעמיק בבחירה בין פורמטים יכול לקרוא על מגשי אירוח מול שולחן שוק, שני פתרונות עם עלות ותחושה שונות לגמרי.
אומרים לנו כמה אנשים, מה האירוע ומה התקציב, ואנחנו בונים הרכב שמתאים במקום להציע חבילה קבועה. לפעמים זה אומר לוותר על פריט אחד יקר לטובת שניים אחרים, ולפעמים זה אומר לשנות את הפורמט לגמרי.
מה שלא נעשה זה להציע כמות שלא תספיק. עדיף לומר מראש שהתקציב לא מתאים לפורמט מסוים ולהציע פורמט אחר, מאשר להגיע לאירוע עם חצי ממה שצריך. אפשר לראות איך זה נראה בפועל במאמר על אירוח לאירועים קטנים.
ספרו לנו על האירוע ועל התקציב, ונציע הרכב שמתאים לשניהם. אם משהו לא מסתדר נגיד את זה מראש ונציע כיוון אחר.
